För dig som är god man och förvaltare Års- och sluträkning Du som är god man eller förvaltare ska varje år lämna en årsräkning till överförmyndarenheten. Årsräkningen för föregående år behöver inkomma senast 1 mars varje år. Årsräkningarna granskas av överförmyndarenheten. I årsräkningen ska du som god man eller förvaltare redovisa hur huvudmannens tillgångar har förvaltats under året. Det innebär att hens ekonomi ska redovisas genom att ange tillgångar och skulder vid periodens början och slut samt utgifter och inkomster under perioden. Årsräkningen - steg för steg I den här instruktionsfilmen får du stöd inför att årsräkningen ska redovisas. Den är cirka åtta minuter och tar dig enkelt igenom årsräkningen steg för steg. Se filmen på Youtube. Frågor och svar om års- och sluträkning Hur vet vad jag ska redovisa? Du får instruktioner som skickas ut till dig tillsammans med begäran om års- och sluträkning. I brevet förklaras vad som ska ingå i redovisningen samt vilka underlag du behöver skicka in. Vad gör jag om räkningen inte går ihop? (A+B blir inte C+D). Om räkningen inte går ihop ska du inte lämna in den till överförmyndarenheten utan räkna om den tills den stämmer. För att få rätt summor ska du följa transaktionerna på kontoutdragen på de konton som du har tillgång till och redovisar för. Det är vanligtvis transaktionskontot och eventuellt ett sparkonto. För att underlätta redovisningen kan du använda hjälpblanketten ”Specifikation av bankkonto”. Vad gör jag om det saknas underlag till poster i årsräkningen? Det enklaste är att kontakta det företag som det fattas underlag från. Om det exempelvis saknas hyresavier kontaktar du fastighetsägaren eller hyresvärden. Många företag erbjuder även e-fakturor, då kan du skriva ut underlaget från internet. Måste underlagen vara i original? Vissa underlag, till exempel kvittenser och andra handlingar som är undertecknade, behöver lämnas in i original. En del underlag kan godtas även om det är kopior. Det enklaste är att lämna in alla underlag i original och spara kopiorna hemma. När redovisningen är färdiggranskad lämnas underlagen alltid tillbaka till ställföreträdaren. Hur hanterar jag autogiron? Överförmyndarenheten behöver säkerställa att det är just huvudmannens räkning som dras via autogirot. Skicka därför in en faktura ställd i huvudmannens namn där autogirot framgår, alternativt avtalet när autogirot tecknades. Måste alla fakturor skickas in om det är samma belopp varje månad, exempelvis hyra? Det beror på om du har vanlig eller särskild granskning. Om du har särskild granskning ska alla fakturor lämnas in. Om du har vanlig granskning lämnar du endast fakturor för kontrollmånaden. Vilken kontrollmånad som gäller står i instruktionen du fick tillsammans med anmodan om årsräkning. Kan jag skanna underlagen och skicka in via mejl eller lämna in på USB? Nej, det finns ingen möjlighet att lämna in underlagen via mejl eller på USB. Underlagen måste lämnas in i fysisk form tillsammans med räkningen. Du kan skicka in underlagen eller lämna in dem på Trygghetscentrum. Öppettiderna är: Vardagar klockan 09.00 – 17.00. Lunchstängt klockan 11.30 –12.30 Det finns även ett postfack i hörnet vid Fredsgatan 8 för den som inte har möjlighet att komma under öppettiderna. Hur redovisar jag för handkassa som finns på huvudmannens boende? När du överlämnar kontanter till personal eller huvudmannen (om hen är beslutsför) på boendet ska du få en kvittens på att de har tagit emot pengarna. Kvittensen ska sedan redovisas i årsredovisningen som en kostnad under utgifter. Exempelvis ”Lämnat kontanter till personal/huvudman på boendet”. Det som finns kvar i handkassan vid periodens slut redovisas inom parentes under ”Övriga tillgångar”. Det räcker att du kopierar sista sidan av kassaboken, där saldot för den 31 december finns med. Hur redovisar jag för de fickpengar huvudmannen erhåller? Fickpengar på konto: Om huvudmannen har ett eget konto för fickpengar redovisar du endast de överföringar som görs till kontot. Observera att årsbesked över fickpengskontot ska bifogas räkningen. I redogörelsen ska fickpengskontonummer anges, så att vi kan kontrollera att överföringen av privata medel kommit in till korrekt konto. Vi kontrollerar inte hur huvudman hanterar sitt eget privata konto och de inköp som huvudmannen gör ska inte redovisas. Samma princip gäller om du gör överföringar till ett ICA- konto eller till ett konto som hemtjänsten använder för inköp. Fickpengar kontant: Om fickpengar överlämnas i form av kontanter redovisar du kontantuttagen och styrker detta med kvittenser. Vad innebär en sluträkning? Du ska lämna in en sluträkning från den 1 januari till och med det datum som uppdraget avslutades genom beslut eller datum för huvudmannens dödsdag. Sluträkningen ska lämnas in senast en månad efter uppdragets avslut. Sluträkning upprättas på samma sätt som årsräkning med skillnaden att det är avslut per den dag då ditt uppdrag avslutades och inte årsskiftet. Vad händer om jag inte lämnar in min års- och sluträkning i tid? Överförmyndarnämnden kommer först att påminna dig om din skyldighet att lämna in redovisningen. Om du inte lämnar in redovisningen efter påminnelsen kan tingsrätten besluta att du ska betala vite (en slags böter). Vitesbeloppet är idag på 5 000 kronor.Lämnas inte redovisningen in efter det kan du få betala ännu högre vite. Du riskerar även att bli entledigad från uppdraget, då du inte har fullgjort ditt uppdrag som ställföreträdare. Vad gör jag om jag behöver förlängd inlämningstid? Om du inte kan lämna in din redovisning i tid ska du: Kontakta överförmyndarenheten och ansöka om en förlängd inlämningstid. Motivera varför du behöver förlängd inlämningstid. Se till att den inkommer till oss senast dagen före sista inlämningsdatum. I vilka fall kan jag få förlängd inlämningstid? Du kan få förlängd inlämningstid om du till exempel är sjuk eller har ett dödsfall inom familjen. Överförmyndarnämnden prövar varje begäran särskilt och därefter får du besked om anstånd beviljas eller inte. När granskas min årsräkning? Årsräkningarna som inkommer till överförmyndarnämnden granskas i tur och ordning efter inkommandedatum. Ju tidigare den inkommer efter årsskiftet desto tidigare blir den granskad. Lämna alltid in årsräkningen så att den är hos oss senast sista februari varje år. Vårt mål är att alla årsräkningar som är kompletta och har kommit in i tid ska vara färdiggranskade senast midsommar. Är jag skyldig att redovisa förvaltningen av huvudmannens ekonomi till huvudmannens anhöriga? Nej, du är inte skyldig att redovisa förvaltningen av huvudmannens ekonomi till anhöriga. Närmast anhöriga har däremot rätt att ta del av den årsräkning som du lämnat in till överförmyndarnämnden. Hur länge ska jag spara mina redovisningshandlingar? Du som ställföreträdare är skyldig att spara samtliga redovisningshandlingar och verifikat i tre år. Därefter ska dessa handlingar lämnas över till den som är behörig att ta emot redovisningen. Vem är behörig att ta emot redovisningshandlingar? Vid beslut om upphörande av godmanskap eller förvaltarskap ska handlingarna lämnas över till den före detta huvudmannen. Om ditt uppdrag har upphört genom byte av god man eller förvaltare ska handlingarna lämnas över till den nya ställföreträdaren som tagit över efter dig. Om huvudmannen avlidit ska handlingarna lämnas över till dödsboet. Hur många år ska jag spara huvudmannens underlag till redovisningshandlingarna som kvitton med mera? Underlag för samtliga år som du varit god man ska sparas i tre år från det att uppdraget upphört. När tre år har gått ska underlagen lämnas över till behörig mottagare. Se fråga ovan om vem som är behörig mottagare. Handlingar som inte går att få tag på någon annanstans kan sparas i 10 år. Varför ska jag spara redovisningshandlingar och underlag? Redovisningshandlingar och underlag visar hur du har förvaltat huvudmannens tillgångar. Om godmanskapet upphör eller om det sker ett byte av god man, har huvudmannen eller den nya gode mannen tre år på sig att väcka talan i tingsrätten om det anses att gode mannen begått något fel. Varför ska jag ta del av den före detta ställföreträdarens redovisningshandlingar? Du som ny ställföreträdare behöver granska hur den tidigare ställföreträdaren skött sitt uppdrag. Om den tidigare ställföreträdaren på grund av vårdslöshet eller med uppsåt orsakat huvudmannen ekonomisk skada ska du väcka skadeståndstalan mot den tidigare ställföreträdaren. Det måste göras inom tre år från det att du tog del av redovisningshandlingarna.