Diarium, arkiv och sekretess

Vi registrerar all post som kommer till oss varje dag i kommunens diarier. Nästan alla brev och handlingar som skickas till och från en kommun är allmänna och offentliga. Det innebär att alla får läsa dem.

Varje förvaltning i kommunen har sitt eget diarium. Det är ett register där alla handlingar ska registreras. En handling innehåller information av något slag. Oftast är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut. Men det kan också vara fakturor, bokföring, e-post, film- eller ljudfiler till exempel.

Ta del av handlingar

Om du vill ta del av handlingar är du välkommen att ringa eller besöka oss. Vi finns på kommunledningskontoret på Tage Erlandergatan 8, Karlstad. Du kan också söka efter handlingar här på karlstad.se och beställa dem via nätet.

Kostnad om du beställer över 100 sidor

Om du begär ut handlingar på 100 sidor tar vi ut en avgift på 150 kronor. Varje kopia utöver det kostar 2 kronor styck.

Räkneexempel:
Person 1 begär ut 87 sidor: Kostnad 0 kronor
Person 2 begär ut 103 sidor: Kostnad 156 kronor (100 sidor = 150 kronor + 3 sidor á 2 kronor)

Vilka handlingar är allmänna?

Enligt lagen är en handling allmän när den kommit in till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Tjänstepersoners interna arbetsmaterial är inte allmän handling.

Medborgare har rätt till insyn

Enligt offentlighetsprincipen ska du som medborgare ha insyn i all offentlig verksamhet. Du ska ha möjlighet att kontrollera hur förtroendevalda och tjänstepersoner sköter kommunen. Offentlighetsprincipen ska främja ett fritt meningsutbyte och bidra till allsidig information. Den är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Detta för att den också ger dig möjlighet att påverka kommunens verksamhet.

Läs mer om offentlighetsprincipen

Vad är en sekretessbelagd handling?

En sekretessbelagd handling innehåller uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen. De uppgifterna får inte lämnas ut och därför har du inte rätt att ta del av dem. Det kan till exempel handla om uppgifter om människors personliga förhållanden. Sådana kan bland annat förekomma i ärenden som rör skola, förskola eller socialtjänst.

Den som skickar ett brev eller mejl till oss kan inte hävda sekretess, till exempel genom att skriva att det är hemligt. Uppgifterna omfattas bara av sekretess om lagen anger det.

Överklagande

Om kommunen inte vill lämna ut en handling på grund av att den är sekretessbelagd kan du klaga på det. Då gör myndigheten som förvarar handlingen en prövning på din begäran, så att du får ett beslut som kan överklagas. Kommunen är skyldig att informera om hur du överklagar.

Internt arbetsmaterial

Internt arbetsmaterial får bara anställda i kommunen läsa. De är inte allmänna handlingar och därför har du som medborgare inte rätt att läsa dem.

Dataskydd och personuppgifter

Alla uppgifter i kommunens diarier granskas enligt både offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen (gdpr) innan de blir offentliga. Dataskyddslagstiftningen ska skydda människor så att deras personliga integritet inte kränks när deras personuppgifter behandlas.

Läs mer om hur vi hanterar dina personuppgifter

Taggar för sidan

Diarium, arkiv och sekretess

Sidan uppdaterad: 2023-12-01

15 Juni 2024