Offentlighet och sekretess

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter. Samma sak gäller även hos kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande.

En allmän handling är en handling som har kommit in till eller är upprättad och förvarad hos en myndighet. Allmänna handlingar är enligt offentlighetsprincipen offentliga och tillgängliga för alla att ta del av. Men inte om det handlar om sekretessbelagda (hemliga) uppgifter.

Utgångspunkten är att handlingar som rör myndigheters verksamhet är offentliga. Men enskilda uppgifter i handlingarna kan vara sekretessbelagda. Det spelar ingen roll hur handlingarna har skapats, spridits eller lagrats. Det är innehållet som styr om de är allmänna eller sekretessbelagda.

Arbetsmaterial räknas inte som allmänna handlingar. Det kan vara till exempel minnesanteckningar (PM, andra anteckningar eller upptagning) som endast är till för ärendets presentation eller beredning. Inte heller utkast, koncept eller interna meddelanden inom en myndighet är allmänna. Detsamma gäller ojusterade protokoll eller tjänsteskrivelser som inte behandlats i nämnden.

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den myndighet som förvarar handlingen. Varje nämnd i kommunen tillhör en förvaltning och är en egen myndighet. Det betyder att om du vill ta del av en handling som till exempel rör grundskolan ska du kontakta barn- och ungdomsförvaltningen i Karlstads kommun. Du har rätt att läsa handlingen på stället (om den inte är hemlig).

Det finns ingen fast tidsgräns för när en handling ska lämnas ut, men myndigheten kan inte vägra på grund av tidsbrist. Däremot måste myndigheten få den tid som behövs för att sekretessgranska handlingar som någon begär att få.

Du har rätt att begära ut handlingar utan att berätta vem du är eller vad du ska ha handlingen till. Om vissa uppgifter är sekretessbelagda har myndigheten rätt att ställa frågor för att kunna göra en sekretessgranskning. Sekretessbelagda uppgifter kan i vissa fall lämnas ut med vissa villkor.

Alla handlingar som du har rätt att se har du också rätt att få kopior på. Kommunfullmäktige i Karlstads kommun har beslutat om en taxa som gäller för kopior av allmänna handlingar.

Läs mer om kostnad för kopior.

Det är myndigheten som avgör om en handling ska skickas med e-post eller inte. Det finns inte någon lagstadgad skyldighet att skicka kopior på allmänna handlingar via e-post.

När ett ärende handlar om myndighetsutövning mot en privatperson ska hen få reda på om någon annan lämnat in nya uppgifter i ärendet och få möjlighet att yttra sig över dem. Myndigheten är därför skyldig att låta den berörde få ta del av och kommentera uppgifterna. Men myndigheten får avgöra ärendet utan att personen fått yttra sig om:

• avgörandet inte går emot personen.
• uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna inte behövs.
• ärendet rör tillsättning av tjänst, antagning för frivillig utbildning, betygsättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart och det inte rör prövning i högre instans efter överklagande.
• det kan innebära att det blir betydligt svårare att fatta beslut.
• avgörandet inte kan skjutas upp.

Myndigheten bestämmer om den enskilde ska få information muntligt, genom vanligt brev, delgivning eller på något annat sätt.

När en myndighet fattar beslut i ett ärende som rör myndighetsutövning mot en privatperson ska myndigheten redovisa skälen till beslutet. Men det behövs inte om:

• beslutet inte går emot någon part, eller om det av någon annan anledning inte är nödvändigt att informera om skälen.
• beslutet rör en tjänstetillsättning, antagning till frivillig utbildning, betygsättning, tilldelning av forskningsbidrag eller liknande.
• det är nödvändigt för att vissa sekretessbelagda uppgifter ska kunna skyddas.
• ärendet är så brådskande att det inte finns tid för beslutsmotivering.
• beslutet är så kallat normbeslut /om ärendet gäller meddelande av föreskrifter enligt 8:e kapitlet, regeringsformen och det inte gäller prövning i högre instans efter överklagande.

Om skälen utelämnas bör myndigheten informera om dem i efterhand, om den enskilde begär det.