Upphandling som innovationsdrivare

Upphandling utgör ett av de kraftfullaste verktygen som finns inom offentlig sektor för att driva innovation. Lagen om offentlig upphandling uppfattas av många som både svår och ibland lite skrämmande, men det finns sätt att använda den för att åstadkomma stora saker.

Upphandling som innovationsdrivare - hur hänger det ihop?

Ibland saknar vi själva lösningar på problem men känner däremot till mycket om behovsbilden.

Nya innovativa lösningar kräver ofta att många olika perspektiv, kunskaper och erfarenheter samlas kring en utmaning och bidrar.

Upphandling kan nog sägas utgöra ett av de mest kraftfulla verktyg offentlig verksamhet har för att driva och genomföra förändringar som kräver interaktion med bland annat externa näringslivsaktörer.

Stor potential

Offentlig upphandling omsätter årligen över 900 miljarder kronor bara i Sverige. Om bara en procent skulle kunna användas för att driva innovation och utveckling så skulle det motsvara mer än dubbelt så mycket som hela Vinnovas (Sveriges innovationsmyndighet) nuvarande budget!

Lagen (LOU) finns till för att säkerställa att upphandlande myndigheter och enheter (upphandlande organisationer) inom offentlig sektor som gör inköp följer vissa bestämmelser för att på bästa sätt ta tillvara konkurrensen på marknaden och hushålla med skattemedlen.

Det finns fem grundläggande principer som genomsyrar hela upphandlingslagstiftningen:

Principen om icke-diskriminering
Icke-diskrimineringsprincipen innebär att det är förbjudet att diskriminera leverantörer på grund av nationalitet. Den upphandlande myndigheten eller enheten får inte ställa krav som bara svenska leverantörer känner till eller kan klara av att uppfylla. Det gäller även om organisationen inte förväntar sig anbud av några utländska leverantörer. Lokala leverantörer får inte ges företräde.

Principen om likabehandling
Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer i lika situationer ska behandlas lika. Alla leverantörer ska exempelvis få samma information vid samma tillfälle. Ytterligare ett exempel är att det inte går att acceptera ett anbud som lämnats in för sent, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.

Principen betyder också att leverantörer i olika situationer ska behandlas olika. Till exempel kan leverantörer behöva visa på olika sätt att de kan leverera det som ska upphandlas.

Undantag från huvudregeln om likabehandling är endast möjliga om det finns sakliga skäl för det.

Proportionalitetsprincipen
Med principen om proportionalitet menas att kraven, kriterierna och villkoren i upphandlingen ska vara rimliga i förhållande till det som upphandlas. Kraven ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen. Om det finns flera alternativ bör den upphandlande myndigheten eller enheten välja det alternativ som är minst belastande för leverantörerna.

Principen om öppenhet
Öppenhetsprincipen (transparensprincipen) innebär att en upphandlande myndighet eller enhet ska agera på ett öppet sätt. Det handlar exempelvis om att inte hemlighålla uppgifter om upphandlingen.

Upphandlingsdokumenten ska vara förutsebara, det vill säga

klart och tydligt formulerade
innehålla samtliga krav som ställs
ha information om hur upphandlingen kommer att genomföras.

På så sätt blir det tydligt för leverantörerna på vilka grunder kontrakt kommer att tilldelas. Principen syftar huvudsakligen till att garantera att det inte förekommer någon risk för favorisering eller godtycke från den upphandlande myndighetens eller enhetens sida.

Principen om ömsesidigt erkännande
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att bevis, så som intyg och certifikat, som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.

Läs mer LOU på upphandlingsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Olika förfaranden

Inom lagen om offentlig upphandling finns flera definierade så kallade förfaranden,

Med upphandlingsförfarande avses den systematik, form och struktur som en offentlig upphandling följer. Det finns flera olika upphandlingsförfaranden som ställer krav på hur en upphandling ska genomföras. Det är den upphandlande myndigheten som väljer upphandlingsförfarande utifrån det uppskattade kontraktsvärdet av upphandlingen

De förfaranden som finns definierade är:

Öppet förfarande
Selektivt förfarande
Förhandlat förfarande med föregående annonsering
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering
Konkurrenspräglad dialog
Innovationspartnerskap
Innovationstävling

Innovationsupphandling

Processen innovationsupphandling innebär att offentliga organisationer och innovativa företag möts för att samarbeta i en upphandling kring att nya innovativa lösningar utvecklas, testas, anpassas eller verifieras.

Det är en kombination av traditionell offentlig upphandling och experimentella innovationsprojekt, vilket kräver kompetenser av många slag.

Innovationsupphandling är alltså inte en särskild metodik eller förfarande. Processen bygger på samma grund som annan offentlig upphandling, men även på samma logik som i andra typer av innovationsprojekt.

Läs mer om innovation och upphandling på Upphandlingsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Metodstöd

För att ge stöd i hur ni kan använda upphandling som ett verktyg i ert innovationsarbete har vi tagit fram metodstöd.

I dagsläget begränsat till en metod:

Efterfrågeacceleration eller Demand Acceleration

Ramverket Efterfrågeacceleration eller Demand Acceleration erbjuder ett sätt att integrera upphandling, innovation och utveckling så att vi tar oss hela vägen från utmaning till effekter i verksamhet och nytta för medborgare.

Metodiken har främst använts i ett öppet förfarande, men det kan finnas andra förfaranden som kan vara aktuella också. Det har inte provats ännu.

Några förutsättningar för att metodiken skall kunna användas är:

Ni har inte hittat någon existerande lösning på problemet på marknaden.
Det finns fler som har samma behov och som därmed skulle kunna vara potentiella användare/kunder av en sådan lösning, det vill säga det finns en marknad för lösningen.
Det är ett prioriterat problem/utmaning, det vill säga ni är beredda att avsätta både tid och pengar för att tillsammans utveckla/samskapa en värdeskapande lösning.

Läs mer om efterfrågeacceleration