Arrangera i Karlstad

För dig som är arrangör och vill anordna ett evenemang i Karlstad finns tips och råd att få. Här kan du hitta svar på flera vanliga frågor. Kontakta gärna oss så hjälper vi dig vidare.

Råd och vägledning för arrangörer

Vi i Karlstads kommun är glada att du vill arrangera ditt evenemang i vår kommun och vi kan hjälpa till att vägleda dig i alla delar av genomförandet. Hos oss kan du få hjälp som är anpassad utifrån dina behov och storlek på evenemang.

Arrangera i Karlstad

Karlstads evenemangskalender och årshjul för evenemang

I Karlstads evenemangskalender kan du marknadsföra ditt evenemang och i årshjul för evenemang kan du få en bra överblick över andra arrangemang och evenemang för att undvika datumkrockar.

Värdegrund, varumärke och hållbara evenemang

De evenemang som arrangeras i Karlstad ska vara förenliga med Karlstads kommuns varumärke och värdegrund, samt vår checklista för hållbara evenemang

Vanliga frågor och svar

På Karlstads kommun kan du som arrangör få hjälp av Företagsservice, kommunledningskontorets projektledare för evenemang och kultur- och fritidsförvaltningens arrangemangsenhet. Vi stöttar gärna dig i planering och genomförande och hjälper till med det vi kan för att ditt evenemang ska bli så bra som möjligt.

Här kan du kontakta oss

Vi hjälper dig gärna att marknadsföra ditt evenemang:

Visit Karlstad - se vilka marknadskanaler vi arbetar med Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Möten och evenemang skapar stolthet, tillväxt och arbetstillfällen och är en allt viktigare del i att marknadsföra Karlstad och Värmland. För att lyckas som mötes- och evenemangsstad behöver Karlstads kommun se till att det är enkelt att arrangera både möten och evenemang. Vi behöver stödja och samarbeta med de organisationer och arrangörer som har förutsättningar att locka hit evenemang och möten.

Karlstads kommuns verksamhetsplan för evenemang och möten i Karlstad. Pdf, 366.8 kB, öppnas i nytt fönster.

Det finns gott om lokaler och platser i Karlstad, för såväl stora som små evenemang, event, möten, konferenser och kongresser.

Söka efter platser och lokaler i Karlstadskartan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Karlstad Convention Bureau

Karlstad Convention Bureau är en icke-vinstdrivande organisation. Vi erbjuder kostnadsfri rådgivning och support till mötesarrangörer, företag och organisationer som är intresserade av att förlägga en konferens eller kongress i Karlstad.

Läs mer om Karlstad Convention Bureau och platser för event, möten och konferenser.

Hyra kommunens lokaler

Både föreningar och privatpersoner kan hyra kommunens lokaler för träning, cuper, kulturarrangemang, högtid eller konferens. Stödberättigade föreningar får hyra till en lägre taxa. I viss mån kan även företag och andra organisationer boka.

Lokaler att hyra inom Karlstads kommun för föreningar och privatpersoner

Ditt ansvar som arrangör

Framkomlighet, tillgänglighet och säkerhet är viktigt att ta hänsyn till vid ett evenemang. MSB:s Säkerhetsguide för evenemang kan vara till stor hjälp för dig som arrangör.

Läs MSB:s Säkerhetsguide för evenemang. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

För att använda brandfarliga eller explosiva varor behövs tillstånd. Ansökningsblankett och mer information hittar du hos Räddningstjänsten Karlstadsregionen.

Läs mer och sök tillstånd för brandfarliga och explosiva varor på Räddningstjänsten Karlstadsregionens webb. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Du kan kontakta Företagsservice för att få tips och råd för hur du kan arrangera ett hållbart evenemang. Ring Kontaktcenter på telefon 054-540 00 00 eller boka tid via vår e-tjänst. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

I vår checklista för hållbara evenemang hittar du tips om olika insatser du kan göra innan och under ditt evenemang för att göra det mer miljömässigt, socialt och ekonomiskt hållbart.

Karlstads vattennära läge ger en fin möjlighet att utnyttja vattnet som yta för evenemang eller tillställningar. Karlstads kommun ser positivt på att nyttja vattnet till olika typer av aktiviteter. För att allt ska fungera smidigt och säkert är det några saker som du behöver tänka på när du ska arrangera på eller vid vattnet.

Säkerhetsplan och tillstånd hos polisen

Du som arrangör har ansvaret för säkerheten vid tillställningen. Vissa evenemang kan kräva en säkerhetsplan, till exempel om du arrangerar en fisketävling eller båttävling. Arrangören ska ha sökt och fått beviljat tillstånd hos polisen och kunna redogöra för evenemangets säkerhetsorganisation.

Ange säkerhetsorganisation och område

En säkerhetsorganisation ska säkerställa att det finns en beredskap att hantera tillbud eller olyckor på ett tillfredsställande sätt. Detta sker genom att det finns en utpekad ansvarig person och ett telefonnummer till denna samt en utsedd ersättare. Det område där aktiviteten ska äga rum ska definieras i plats och tid. Att definiera ett område kan göras genom att namnge en geografisk plats, ett visst område angivet i antal meter, en färdrutt eller liknande.

Skicka uppgifter till Karlstads kommuns hamnmyndighet

Vid större evenemang ska även en beskrivning av den organisation som leder evenemanget finnas tillgänglig med uppdaterade kontaktuppgifter. De uppgifter som anges ovan, samt kopia på ansökan till polismyndigheten, skickas till Karlstads kommuns hamnmyndighet för prövning.

Prövning hos Länsstyrelsen

Vissa typer av vattennära verksamhet kan innebära ingrepp i vattenmiljöer eller djurliv. Då kan det krävas tillstånd från Länsstyrelsen. I sådana fall vänder du dig som arrangör direkt till Länsstyrelsen Värmland för prövning.

Handläggning och tillstånd

Karlstads hamnmyndighetsområde sträcker sig genom hela Klarälvsdeltat. Förutom inre hamn finns även yttre hamn, som sköts av Vänerhamn och mindre småbåtshamnar. Alla kajkanter omkring Karlstad tillhör hamnområdet som kommunen ansvarar för. Det är hamnmyndigheten som beviljar tillstånd för yrkes- och turisttrafik och större båtar som vill lägga till vid kaj i Karlstads hamnområden.

Generellt sett ges tillstånd till verksamhet som uppfyller kraven som nämnts ovan och som inte innebär att mark och/eller vatten tas i anspråk på ett sådant sätt att det gör intrång i annans rätt, riskerar att göra intrång i annans rätt eller försvårar tillgängligheten för allmänheten på ett omfattande sätt.

Om så skulle vara fallet inleds samtal mellan tillståndssökande och berörd part inom kommunen om möjligheten att skjuta, begränsa eller flytta evenemanget eller delar av evenemanget till en plats eller tid som minimerar störningen. Exempel på sådan störning är båtbussarna som trafikerar vattnet under sommarsäsongen eller trafiken på Hammaröleden om evenemanget skulle kräva ett stort antal oplanerade broöppningar.

Kontakta hamnmyndigheten

Du är alltid välkommen att kontakta hamnmyndigheten om du har frågor. Ring till Kontaktcenter och fråga efter hamnkapten. Läs mer om hamnmyndigheten i Karlstads kommun.

E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se

Telefon: 054-540 00 00

Anmäl via e-tjänst

Om du ska arrangera ett evenemang i skogen så ska du som arrangör göra en anmälan via Karlstads kommuns e-tjänst.

E-tjänsten Använda kommunal mark Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Kriterier för tillfällig markupplåtelse

Banmarkering ska utföras på ett sådant sätt att naturen inte kommer till skada. Ingen banmarkering får spikas, sprayas eller häftas fast eller på annat sätt göra åverkan på träd eller sten. Uppsättning av hänvisningsskyltar, informationsskyltar och liknande får endast ske med band eller stolpe.

Uppstår behov att utmed bansträckningen vidta skogliga åtgärder som att flytta eller såga upp träd ska enheten Skog och friluftsliv i Karlstads kommun kontaktas för samråd.
Avfall och annat material som eventuella markeringar i form av snitslar och skyltar från verksamheten ska avlägsnas av arrangören senast tre dagar efter genomfört lopp.

Eventuella skador och tillträde

Eventuella kostnader för återställning som behöver utföras av kommunen kommer att debiteras dig som arrangör.

Påtagliga mark- eller vegetationsskador som uppkommit genom er verksamhet ska åtgärdas och/eller ersättas av er. Särskilt känslig mark såsom fuktiga partier ska efter genomfört evenemang kontrolleras och eventuella markskador ska åtgärdas. Om skador uppstår på markerad vandringsled ska dessa direkt efter att tävlingen avslutas återställas efter samråd med Skog och friluftsliv, Karlstads kommun.

Evenemanget får inte på något sätt hindra allmänhetens tillträde till området.
Alla övriga tillstånd som kan behövas för er verksamhet i områdets ska sökas och bekostas av arrangören.

Ta kontakt med markägare

Om evenemanget sträcker sig över mark som tillhör flera markägare så ska arrangören inhämta godkännande samtliga markägare. Det gäller också om det är utarrenderad mark som berörs, som jordbruksarrende eller liknande. Om marken ligger i naturreservat så ska arrangören fråga om tillstånd hos Länsstyrelsen i Värmland.

Kontakta naturvårdshandläggare

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor. Ring till Kontaktcenter och fråga efter naturvårdshandläggare på Skog och friluftsliv.

Läs mer om att använda allmän mark.

E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se

Telefon: 054-540 00 00

Planerar du ett evenemang på en parkyta eller grönyta? I så fall krävs tillstånd för det och kommunen tar ut en avgift för att använda marken. Denna checklista kan du följa när du ska arrangera ett evenemang i en park eller grönyta i Karlstad.

Hur du söker markupplåtelse på allmän plats.

Allmänt för parker gäller:

Inga fordon får köra eller parkera i parkerna. Används ”markplattor” för att transportera ut evenemangsprylar så är det tillåtet att köra på dessa.

Ingen placering av material mot eller intill träd eller innanför dropplinjen av träden. Vid byggarbetsplats ska träden hägnas in för att skyddas. Inga fordon eller annan belastning under träd.

Alla grönytor kan vara svåra att använda vissa tider på året. Till exempel när kärlen släpper på våren och på hösten när gräsmattorna är väldigt vattenfyllda. I dessa fall måste ”markplattor” användas. Evenemang kan ställas in på kort varsel om rådande markförhållanden är för ogynnsamma.

Stadsträdgården
  • Bara små evenemang beviljas.
  • Inga fästanordningar i marken eftersom vattenledningarna kan förstöras.
  • Stålkanter efter gångarna i parken får inte belastas.
Sandgrundsparken
  • Mellanstora evenemang kan beviljas.
  • Denna yta har ett ”vattensystem” som är känsligt. Det är viktigt att vi får vetskap om evenemanget i tid så att vi kan markera ut var ”vattenpopupsen” är så att inte det ställs saker över dem. Vi ska även stänga av vattnet så att inte automatbevattningen drar i gång under evenemanget.
  • Använd inga fästanordningar i marken eftersom vattenledningarna kan förstöras.
    Stålkanter efter gångarna i parken får inte belastas.
Museiparken
  • Här är det träden som man måste ha största uppmärksamhet på.
  • Inga fordon eller annan belastning under träd.
Norra fältet
  • Stora evenemang, till exempel tivoli och konserter.
  • Denna yta har en skötselprodukt som är högvuxen gräsyta och det innebär att ytan endast klipps 1–2 gånger/år. Det är viktigt att vi får information om detta i tid så att vi kan klippa ytan innan evenemanget.
  • Denna yta har vi ofta problem med på våren vid tjällossningen.
  • Tillgång till vattenpost.


Kontakta parkingenjör

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor. Ring till Kontaktcenter och fråga efter parkingenjör.

E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se

Telefon: 054-540 00 00

Planerar du ett evenemang på gator eller torg? I så fall krävs tillstånd för det och kommunen tar ut en avgift för att använda marken. Denna checklista kan du följa när du ska arrangera ett evenemang på ett torg i Karlstad.

Hur du söker markupplåtelse på allmän plats.

Allmänt för torg

  • Inför evenemanget, kontakta Kundenheten på teknik- och fastighetsförvaltningen för att träffas och se över platsen.
  • I ansökan för markupplåtelse behöver du bifoga beskrivning och karta som visar vilken yta som önskas för evenemanget med inritad placering av föremål samt datum för evenemanget och upp- och nedmontering.
  • Du som arrangör ska städa upp och återställa platsen till befintligt skick efter genomfört evenemang.
  • Det är ej tillåtet att förankra något i marken då detta förstör beläggningen.
  • Vid behov av el till evenemanget, meddela detta i ansökan.
Stora torget

Denna plats passar för både mindre och större evenemang.
På Stora torget finns tillgång till vattenpost. Om ditt evenemang kräver vatten så meddela detta i ansökan. Tillgång till vatten finns under perioden 15 april–1 oktober och kostnad enligt fastställd taxa tillkommer. Här finner du aktuella avgifter.
Evenemangsytan på Stora torget är placerad mellan statyn och fontänen, ange om du önskar större yta.
Fordon är endast tillåten vid lastning och lossning av material inför evenemanget.

Hagatorget
  • Denna plats passar för mindre evenemang.
  • Fordon är endast tillåten vid lastning och lossning av material inför evenemanget.
Soltorget
  • Denna plats passar för små evenemang och tillställningar.
  • Fordon är endast tillåten vid lastning och lossning av material inför evenemanget.

Kontakta oss

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor. Ring till Kontaktcenter och fråga efter centrumsamordnare eller handläggare för markupplåtelse.

E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se

Telefon: 054-540 00 00

Planerar du ett evenemang på gator eller torg? I så fall krävs tillstånd för det och kommunen tar ut en avgift för att använda marken. Denna checklista kan du följa när du ska arrangera ett evenemang på gatumark i Karlstad.

Hur du söker markupplåtelse på allmän plats.

Vid evenemang där man nyttjar gatumark så behöver du tänka på följande:

  • Dagvattenbrunnar får ej blockeras.
  • Brandposter får ej blockeras.
  • Vid evenemang som påverkar trafiken krävs en TA-plan, detta gäller för både bilväg och gång- och cykelväg. Ansökan om TA-plan skickas in i samband med ansökan om markupplåtelsen. En kostnad för TA-plan tas ut enligt fastställd taxa. Här ansöker du om TA-plan.
  • Extra kostnader för städning kan tillkomma om det krävs mer städning än vanligt. Detta gäller på evenemangsområdet, men även transportvägar till och från evenemangsområdet.
  • Ytan ska lämnas tillbaka i det skick som den blev utlånad i.
  • Extra kostnader kan även tillkomma om det krävs reparation eller återställande av mark efter evenemangets avslut.

Kontakta oss

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor. Ring till Kontaktcenter och fråga efter trafikhandläggare för TA-plan eller handläggare för markupplåtelse.

E-post: teknikochfastighetsforvaltningen@karlstad.se

Telefon: 054-540 00 00

Ska du spela musik? Då är det viktigt att ta hänsyn till Folkhälsomyndighetens riktlinjer gällande höga ljudnivåer (FoHMFS 2014:15) som besökare utsätts för. Läs mer om Folkhälsomyndighetens Allmänna råd om höga ljudnivåer. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Ska du ha livemusik på ditt evenemang så behöver du ordna musiklicenser från STIM och SAMI.

Läs mer på stim.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Läs mer på sami.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Det är viktigt att det bland annat finns en väl fungerande avfallshantering för evenemanget.

Läs om avfall och återvinning.

Tillstånd

Efter att du har fått klartecken från kommunen att platsen du vill använda är ledig behöver du olika typer av tillstånd beroende på vilket typ av evenemang du vill anordna. Ta gärna hjälp av oss genom att boka ett möte med Företagsservice eller kontakta oss så hjälper vi dig.

Ett annat tips är att använda arrangörsguiden på verksamt.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. där du får upp en checklista över tillstånd du behöver söka.

Kräver ditt evenemang ett polistillstånd? Ansök då till polisen minst tre månader innan planerat evenemang. Ansökan behöver innehålla följande information:

  • Kontaktuppgifter till arrangör
  • Vilken typ av evenemang som planeras
  • En skalenlig karta och ritning över arrangemangsområdets exakta användning (till exempel scenplacering, försäljnings- och serveringsytor, inhägnad och liknande)
  • Datum och tid för evenemanget
  • Eventuell tid för etablering och uppbyggnad
  • Information om platsen ska spärras av för allmänhet
  • Information om eventuell entréavgift
  • Hur många besökare evenemanget förväntas ha
  • Information om eventuell försäljning
  • Åtgärder för att undvika markskador
  • Eventuell trafik- och parkeringsplan
  • Eventuell affischering inför kommande evenemang
  • Eventuell skyltning under evenemang
  • Eventuell beställning av tjänsten städning efter avslutat arrangemang

Länk till polisen.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Behöver du en karta för att markera platsen du vill använda? Använd gärna vår webbkarta och gör en utskrift eller skärmdump.

Här hittar du Karlstadskartan. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Om du i samband med ett evenemang vill ställa upp ett reklamfordon, sätta upp en banderoll eller affischera utmed offentlig plats behövs tillstånd från polisen. Det räcker att informera om detta i din ansökan till polisen som du gör för att använda platsen.

Detta gäller för trottoarpratare och affischering.

Transport- och trafikplaneringen är viktig vid större evenemang, inte minst för att evenemanget ska vara lättillgängligt och säkert att besöka. Allmänna gator ska i möjligaste mån hållas öppna. Vid avstängningar kan det uppstå behov av vägvisning. Om du behöver leda om eller stänga av trafik måste du ansöka om tillstånd från kommunen. Det ska även finnas med i din polisansökan som information.

E-tjänst för ansökan om tillfällig trafikanordningsplan (för omledning av trafik och liknande). Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Här kan du läsa mer om trafikanordningsplan och vad du behöver skicka med i din ansökan.

För att mot betalning servera alkohol krävs serveringstillstånd enligt alkohol- och tobakslagen. Oavsett om försäljningen av alkoholhaltiga drycker riktar sig till allmänhet eller slutet sällskap måste evenemanget ha ett tillfälligt serveringstillstånd.

Här hittar du våra e-tjänster för att ansöka om serveringstillstånd. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Här hittar du blanketter för serveringstillstånd, öl- och tobaksförsäljning.

För att få servera och sälja livsmedel på ett evenemang behöver du ha en registrerad livsmedelsverksamhet hos miljöförvaltningen. Anmälan om registrering av livsmedelsverksamheten ska göras senast 14 dagar innan evenemanget. Vissa tillfälliga verksamheter behöver inte vara registrerade. Kontakta miljöförvaltningen för bedömning om din verksamhet är tillfällig.

Här hittar du e-tjänsten för att registrera din verksamhet. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Om du vill sälja lotter i samband med evenemanget krävs i regel ett lotteritillstånd. Anmälan görs till Kultur- och fritidsförvaltningen.

Läs om lotteri och gör anmälan här.

Taggar för sidan

Turism

Sidan uppdaterad: 2023-12-01

19 Juni 2024